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Unter Reisekosten sind zunächst alle Ausgaben zu verstehen, die aufgrund der beruflichen oder betrieblichen Reise entstehen. Sie können steuerlich abgesetzt werden. Für die Abrechnung Reisekosten sollte man alle Ausgaben, die beim Antritt und bis zum Ende der Reise zusammenkommen, notieren. Allgemein können sie in den vier Kategorien Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungskosten und Reisenebenkosten zusammengefasst werden.

Fahrtkosten und Übernachtungskosten

Eine Reisekostensoftware, die die Ausgaben übersichtlich darstellt, kann mehrere Ausgabenarten aufnehmen. Zunächst gehören dazu die Fahrtkosten, wobei dazu nicht nur Tickets für die Bahn- und Busfahrt sowie für einen Flug gehören, sondern auch für Taxen. In der Regel steht es dem Reisenden zur Auswahl, welches Verkehrsmittel er verwendet und ob er mit einem Privatfahrzeug oder einem Dienstwagen die Reise antritt. Bei nachgewiesener Höhe der Reisekosten, gehören sie in die Abrechnung Reisekosten. Bei der Angabe der Übernachtungskosten wird ähnlich verfahren. Dabei ist es irrelevant, ob man in einem Hotel, in einer Herberge oder in einer Zweitwohnung übernachtet hat. Wichtig ist lediglich, dass man die Kosten für die Übernachtung nachweisen kann.

Verpflegungskosten und Reisenebenkosten

Zu der Verpflegung gehören sowohl das Frühstück, das wegen einer Übernachtung notwendig wird, als auch die anderen Mahlzeiten am Tag. Deshalb werden diese Kosten auch Tagegeld genannt. Je länger ein Arbeitnehmer von zu Hause und von der Arbeitsstelle entfernt ist, desto höher werden die Pauschalen. Dabei gelten verschiedene Reglungen bei Inland- und Auslandreisen, wobei man mindestens 8 Stunden Abwesenheit nachweisen muss, um die Kosten als Werbe- oder Betriebskosten steuerrechtlich geltend zu machen. Zudem müssen die Dienstreisen an einem Kalendertag nicht einzeln angegeben werden, sondern können auf einen Kalendertag zusammengerechnet werden. Zu den Reisekosten zählen unter anderem die Gebühren für die Hotelgarage, Park- und Mautgebühren sowie die Kosten für berufliche eine Kommunikation via Telefon & Co. Darüber hinaus können in der Reisekostensoftware auch die Umbuchungs- und Stornokosten bei Flügen eingegebenen werden.

Kosten, die durch eine Dienstreise entstehen, können geltend gemacht werden, wenn sie mit Belegen nachweisbar sind. Dazu zählen eine Reihe von Gebühren, Kosten für die Fahrt, für die Verpflegung und die Übernachtung, die als Reisekosten gelten, solange sie nachweislich aufgrund der längeren Abwesenheit von der eigenen Wohnung oder der Betriebsstätte entstanden sind.

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